Kun tavoite on kasvaa, turhat rutiinit on raivattava
Komppi on hyödyntänyt Alteryxiä useiden raportoinnin ja taloushallinnon kriittisten prosessien tehostamiseen.
Alteryxillä haetaan, puhdistetaan, jäsennellään ja analysoidaan dataa mm. ERP-järjestelmästä, Sharepointista ja markkinoinnin järjestelmistä.
”Jo yhden prosessin tehostamisella säästetään jopa useampia henkilötyöpäiviä per kuukausi”, kuvaa Roth hyötyjä.
Tähän mennessä Alteryx Designerin drag & drop-editorilla on rakennettu jo kymmenkunta workflowta – ilman koodaustaitoja.
“Taloushallinto käyttää nykyään huomattavasti vähemmän aikaa datan valmisteluun Excelissä ja enemmän aikaa fiksuun analyysiin. ”
”Osaavien asiantuntijoiden työpanos on syytä käyttää oleelliseen ja rajoittaa turhat rutiinit pois, koska tavoitteemme on kasvaa.”
Dataa ERP:stä, Sharepointista ja markkinoinnin järjestelmistä
ERP-järjestelmästä tieto on usein vaikeasti saatavilla tai kankeasti hyödynnettävissä. Tämä todettiin myös Komppi-ketjussa. Edistykselliseen raportointiin ja tiedolla johtamiseen siirtyminen oli haasteellista, koska käyttökelpoisen datan hakeminen ERP-järjestelmästä ja sen takaisin päivittäminen takkuili tai olisi tarvittu kallis koodausprojekti.
“Datan saaminen ulos Diarium-järjestelmästä oikeassa muodossa oli vaivalloista. Saimme ulos vain pdf-tiedostoja”, kertoo toimitusjohtaja Mark Roth.
Tästä syystä työkaluksi valittiin Alteryx Designer, joka eroaa tavanomaisista BI-työkaluista täysin, koska data voidaan hakea ja käsitellä eri tietolähteistä joustavasti, nopeasti ja huomattavan monipuolisesti.
Data-automaatioiden rakentaminen yllättävän kivutonta ja kustannustehokasta
Automatisoinnin helppous Alteryxin avulla oli Rothille myönteinen yllätys:
“Alussa oletin, että meidän olisi pakko tilata ERP-järjestelmätoimittajalta isoja muutostöitä – mutta pystymmekin tekemään itse Alteryxillä.”
Aiempien kokemusten perusteella isot järjestelmäprojektit eivät sytyttäneet, koska startupeissa mittareita saatetaan joutua muuttamaan matkan varrella:
“Tyhmintä mitä kasvuyritys voi tehdä, on investoida suuria summia sellaisten järjestelmien kovakoodaamiseen, joita ei voi muuttaa sitä mukaa, kun liiketoiminta muuttuu. Kankeat järjestelmät pakotettuine kenttineen, joiden merkitystä kukaan ei enää hetken kuluttua ymmärrä, ovat hyödyttömiä.”
Itsepalvelutyökalu Excel-raporttien tilalle
Kun työnkulku on kerran määritelty, sitä voidaan tarvittaessa muuttaa ja päivitetyn raportin muodostaminen tapahtuu yhtä nappia painamalla (“Run”).
Kompilla ensimmäinen hyppy pois useista Exceleistä yhteen automatisoituun raporttiajoon oli todellisuutta jo 5 viikon kuluttua aloituksesta – sen teki Kompin Junior Business Controller Noora Hirvi itse Alessan vetämän bootcamp-perehdytyksen tuloksena. Ensimmäisen ajon jälkeen löydetyt virheet korjattiin nopeasti Alteryxin työnkulkuun.
“Kun ennen teimme kaiken Excelissä, meni valtavasti aikaa ja inhimillisiä virheitä syntyi. Prosessin dokumentaatio oli jossain määrin hajanaista. Nyt sekin syntyy sivutuotteena Alteryxillä,” kehuu Hirvi.
Työkalun omaksuminen varmistetaan valmennuksella
Tuleva KTM Hirvi opiskelee laskentatointa. Koodaustaustaa ei hänen mielestään tarvita Alteryxin onnistuneeseen käyttöön.
Lisenssin hankinnan yhteydessä Alessa varmistaa aina 2 päivän one-on-one -intensiivivalmennuksessa, että ensimmäinen use case prosessi ratkaistaan Alteryxillä alusta loppuun. Alteryx myydään vain ja ainoastaan todelliseen hyötykäyttöön.
“Alteryxiä pitäisi opettaa jo Hankenilla!”
”Workflow-polkujen ansiosta se on hyvin havainnollinen ja siten käyttäjäystävällinen, vaikka käsiteltävät asiasisällöt ovat haastavia. Lisäksi haulla löytyy tosi hyvin muiden käyttäjien vastauksia Alteryxin käyttäjäfoorumista”, hehkuttaa Hirvi.
Ensimmäinen käyttötapaus avasi silmät rajattomille käyttömahdollisuuksille
Alteryx on alusta, jonka automatisointi- ja analytiikkamahdollisuudet ovat lähes rajattomat:
“Mitä enemmän teemme, sitä enemmän näemme Alteryxin mahdollisuuksia ja osaamme tehostaa sillä muitakin prosesseja. Ensimmäinen käyttötapaus tehtiin yhdessä Alessan kanssa ja ja sain siten hyvän pohjan Alteryx-käyttöön”, kertoo Hirvi.
“Yhden valmiin workflow’n jälkeen on helppo edetä, koska data on jo koossa, ja yleensä haluamme työstää samaa dataa muihin laskelmiin tai eri prosessien tehostamiseen. Seuraavaa haastetta varten olimme olemme tavallaan jo puolivälissä projektia.”
Bisneshaasteen ratkaiseminen keskiössä
Roth on rakentanut useita terveydenhuoltoalan kasvuyrityksiä:
“Tiedolla johtaminen ja datan analysointi on varsinkin kasvuyritykselle itsestään selvää tänä päivänä. Kompin talousseuranta perustuu dataan ja mittareihin, koontiraportit hallitukselle on automatisoitu ja tiedämme tarkkaan esimerkiksi markkinoinnista asiakashankinnan konversion hinnan (CAC). Tämä oli ensimmäinen Alteryxin käyttökohde meillä.”
“Voin ilman muuta suositella sekä Alteryxiä että Alessaa. Alteryxiin tuotteena olemme erittäin tyytyväisiä. Ilman Alessan konsultaatiota emme olisi suoriutuneet ohjelmiston käyttöönotosta.”
Roth kiittää myös Alessan toimialaosaamista sekä paneutumista liiketoiminnan haasteeseen:
“Toimintaympäristömme on kompleksinen. Alessan Esa on toiminut meille todellisena sparraajana ja heiltä löytyy selkeästi ajattelua yrittäjän näkökulmasta. Tämä on meille tosi tärkeää.”
