Päivitetty 26.4.2018

Tietosuojaseloste

Arvostamme yksityisyyttäsi

Yksityisyys on tärkeä asia myös meille. Toiminnassamme olemme sitoutuneet kunnioittamaan yksityisyyttäsi sekä noudattamaan henkilötietojen käsittelyyn sovellettavaa lainsäädäntöä.

Toimiaksemme meidän on kuitenkin kerättävä sekä käsiteltävä henkilötietoja. Kuvaamme tietosuojaperiaatteessa mihin tarkoituksiin ja mitä henkilötietoa keräämme ja käsittelemme, kenellä on pääsy henkilötietoihisi sekä millaiset oikeudet ja vaikuttamismahdollisuudet sinulla on omiin tietoihisi.

Tietosuojaperiaatteista voit tutustua siihen kuinka Alessa Oy rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietojasi tietosuojaperiaatteiden ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Pyydämme siis että tutustut tietosuojaperiaatteisiin huolellisesti.

Toimintamme ja voimassaolevan lainsäädännön muuttuessa ja kehittyessä saatamme tehdä päivityksiä myös tietosuojaperiaatteisiimme, joten pyydämme että tutustut tietosuojaperiaatteisiimme säännöllisesti.

Keskeiset tietosuojaperiaatteemme

Yksityisyytesi on tärkeää

Autamme asiakkaitamme hyödyntämään asiakastietoa laadukkaan markkinoinnin toteuttamiseksi ja hyödynnämme myös itse henkilötietoa toiminnassamme. Arvostamme kuitenkin jokaisen henkilön yksityisyyttä ja toimimme henkilötietojen käsittelyyn sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen luottamuksellisuus

Henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja pääasiassa niiden käsittelyyn osallistuvat vain työntekijämme tai rajatusti sopimussuhteessa olevat alihankkijamme tai päämiehemme.

Henkilötietojen keräämisen ja käytön suunnitelmallisuus

Emme kerää, käsittele tai säilytä henkilötietoja tarpeettomasti.

Keskeiset käsittelytarkoitukset

Käytämme henkilötietoja pääasiassa omien palveluidemme toimittamiseen ja markkinointiin, asiakassuhteen hallintaan, laskutukseen ja markkinoinnin sekä palveluidemme kehittämiseen.

Kuinka henkilötietojasi käytetään?

Henkilötietoja käytetään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia käyttötarkoituksiamme ovat:

Palveluidemme tarjoaminen, toimittaminen ja asiakkuuksien hallinta

Henkilötietoja käytetään asiakkuuden hallintaan liittyen, kuten palveluiden tuottamiseen ja toimittamiseen, laskutukseen ja perintään, reklamaatioiden käsittelyyn, asiakastukeen ja asiakaspalautteen keräämiseen.

Markkinointi ja viestintä

Käsittelemme henkilötietoja lain sallimissa rajoissa myös markkinoinnin toteuttamiseksi ja suoramarkkinointitarkoituksiin. Tämä voi pitää sisällään myös markkinoinnin tai palveluiden kohdentamiseksi tehtävää henkilötietojen käsittelyä ja anlysoimista.

Saatamme esimerkiksi kohdentaa viestejä kanavissamme perustuen aikaisempaan kiinnostukseen.

Palveluiden tuotekehitys

Teemme jatkuvaa kehitystyötä tarjotaksemme asiakkaillemme uusia ja innovatiivisia keinoja liiketoimintaansa. Edellä mainitusta johtuen saatamme hyödyntää henkilötietoja myös omien palveluidemme kehittämiseksi, kuten uusiin tapoihin kohdistaa markkinointia, kartuttaa tarpeellista henkilötietoa tai parantaa prosesseja.

Lakisääteiset velvoitteet

Saatamme kerätä henkilötietoja myös lakisääteisiä velvoitteita varten, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoitukset.

Henkilöstöhallinto

Työntekijöiden ja työnhakijoiden tietoja käsittelemme pääasiassa vain henkilöstöhallintotarkoituksissa, työsopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä työnhakijoiden arvointiin ja avoimeen tehtävään valitsemiseksi.

Henkilötietojen kerääminen ja lähteet

Pääosa henkilötietojen keräämisestämme tapahtuu suoraan asiakkaalta itseltään yhteydenottojen yhteydessä ja palveluitamme käytettäessä. Keräämme tietoja mahdollisesti myös käyttäen julkisia lähteitä ja rekistereitä, kuten yritysten verkkosivustoja, LinkedIniä tai muita sosiaalisen median kanavia.

Keräämme ja analysoimme verkkosivustomme käyttöä hyödyntäen SALESmanago ja Google Analytics -palveluita. Tavoitteenamme on näitä tietoja hyödyntäen saada sivustomme kehitettyä paremmaksi ja asiakkaiden kysymyksiin ja tarpeisiin vastaavaksi. Saatamme myös personoida sivuston sisältöä käytössämme olevaan tietoon perustuen.

Keräämme ja käsittelemme pääasiassa vain asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme, yhteistyökumppaneidemme, työntekijöidemme ja työnhakijoittemme henkilötietoja.

Tyypillisesti asiakkaamme yhteyshenkilöltä suoraan saatavia tietoja ovat:

  • Asiakkaan työnantajayrityksen nimi, y-tunnus, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, työpaikan osoite, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero ja titteli
  • Tiedot yhteyshenkilön markkinointiluvista ja/tai kielloista
  • Henkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi kiinnostuksen kohteet, järjestelmien ja toimintatapojen nykytilanne)
  • Yhteydenottolomakkeiden ja verkkosivuston chatin kautta syöttävät tiedot
  • Asiakaspalautteet

Saatamme käsitellä palveluiden käytön yhteydessä esimerkiksi seuraavia asiakasta koskevia henkilötietoja:

  • IP-osoitetieto tai muu tunniste
  • Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot
  • Evästeillä kerättävät tiedot
  • Verkkopalvelumme käytöstä kerättävät tiedot

Muista lähteistä saatamme saada erityisesti seuraavia asiakasta koskevia tietoja:

  • Sosiaalisten medioiden käyttöön liittyvät tiedot
  • Kiinnostus päämiestemme tuotteita tai palveluita kohtaan

Henkilöstön ja työnhakijoiden osalta käsittelemiemme tietojen pääasiallinen lähde on henkilö itse. Käsittelemme myös muita työsuhteen aikana syntyviä tietoja:

  • Työntekijän tai -hakijan perustiedot
  • Henkilön aiempi työkokemus(ansioluettelo tai LinkedIn-profiili), hakemus sekä hakijan suostumuksella saadut suosittelijatiedot
  • Palkanmaksuun tarpeelliset tiedot
  • Työsuhdetta koskevien velvoitteiden ja oikeuksien täyttämistä varten tarvittavat tiedot
  • Tietyt työntekijän arkaluontoisina pidettävät tiedot (ammattiyhdistyksen jäsenyys sekä terveydentilaa koskevat tiedot), mutta yksinomaan työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi

Saatamme kerätä ja käsitellä myös muita tietoja suostumuksellasi

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Pidämme huolen siitä, että meillä on aina lain vaatima peruste henkilötietojen käsittelylle. Tietojen käsittelyymme voi olla useampi eri peruste, mutta varmistamme, että meillä on olemassa aina vähintään yksi lain määrittelemä käsittelyedellytys.

Asiakas- ja markkinointirekistereiden tietoja käsittelemme pääasiassa sopimusten täyttämiseksi sekä valmistelemiseksi ja oikeutetun etumme perusteella, joihin kuuluvat erityisesti palveluidemme tuottaminen ja toimittaminen, asiakkuudenhallinta, suoramarkkinointi, asiantuntijapalveluidemme tuotekehitys, reklamaatioiden ja asiakaspalautteiden käsittely sekä ylläpito- ja jatkokehityspalveluidemme tarjoaminen.

Suostumuksellasi saatamme myös käyttää sähköpostiosoitettasi ja muita asiakas- ja markkinointirekistereiden tietoja uutis- ja markkinointikirjeiden lähettämiseen. Mikäli käsittelemme tietoja vain suostumukseen perustuen, voidaan suostumus peruuttaa milloin tahansa.

Saatamme käsitellä tietoja myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Tietoja käsittelevät henkilöt ja luovuttaminen kolmansille osapuolille

Pääsääntöisesti henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat yrityksemme työntekijät omassa työssään.

Tietoja luovutetaan mahdollisesti luottamuksellisesti myös alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja kirjallisen toimeksiantosopimuksen nojalla. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja sovitulla tavalla, kirjallisten ohjeiden mukaisesti ja vain tässä tietosuojaselosteella tarkoitetulla tavalla.

Asiakkaita koskevien henkilötietojen osalta saatamme käyttää alihankkijoita erityisesti tietojen tallentamiseen ja asiakashallintaan liittyen (pilvitallennuspalvelut, projektinhallinta ja -viestintätyökalut, CRM, markkinointiautomaatio), tekniseen tukeen, verkkosivustojen suunnitteluun ja toteuttamiseen, järjestelmien konfigurointiin ja ohjelmointiin liittyen.

Henkilöstöön liittyvissä asioissa käytämme alihankintaa erityisesti taloushallinnossa, palkanlaskennassa ja tietojen sähköisessä tallentamisessa. Käytössämme on pilvitallennuspalvelu näihin käyttötarkoituksiin.

Saatamme luovuttaa tietoja myös muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä.

Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Saatamme myös luovuttaa anonymisoitua tai tilastollista tietoa, jota ei voida yhdistää henkilöön. Mikäli tällainen tieto ei ole enää henkilötiedoksi katsottaavaa, saatamme luovuttaa tietoa kolmansille osapuolille myös muuta kuin aiemmin mainittua tarkoitusta varten.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja saatetaan tietyissä tilanteissa siirtää EU:n ulkopuolelle. Käyttämistä pilvipalveluistamme osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella. Toisinaan olemme käyttäneet myös alihankkijoita, jotka sijaitsevat EU:n ulkopuolella.

Mikäli tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, Yhdysvalloissa sijaitseva siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu tai siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen. Huolehdimme siis aina, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain vaatimin perustein sekä riittävin suojamekaknismein.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarpeen, sopimuksen tai lain näkökulmasta. Henkilötietojen säilytysajat kuitenkin vaihtelevat käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Tietojen säilytysajan perusteena saattaa olla myös lainsäädäntö, kuten kirjanpitolaki. Tarvittaessa pyrimme myös päivittämään tietoja. Tarpeeton tieto poistetaan.

Tietojen antamisen pakollisuus

Mikäli emme saa henkilötietoja tai emme saa lupaa niiden käsittelyyn, emme todennäköisesti pysty palvelemaan kyseistä asiakasta ja täyttämään toimintamme tarkoitusta täysimääräisesti. Mikäli et halua että käsittelemme tietojasi tietosuojaperiaatteidemme mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.

Evästeiden käyttäminen

Verkkosivuillamme on käytössä SALESmanago ja Google Analytics -ohjelmistot, jotta voisimme mukauttaa käyttäjäkokemuksen sivuston kävijöille sopivaksi ja kehittää sivustoamme.

Evästeillä tarkoitetaan lyhyitä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteeseen verkkopalvelimen toimesta. Evästeiden avulla saamme tietoa siitä, miten verkkosivuamme käytetään käyttäjien toimesta.

Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseen, verkkosivuston käytön analysoimiseen, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi.

Verkkosivuston käyttäjällä on mahdollisuus antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käyttö verkkoselaimensa asetuksista. Useimmissa verkkoselaimissa evästeet sallitaan automaattisesti. Huomioithan että evästeiden estäminen vaikuttaa mahdollisesti käyttökokemukseen sekä verkkosivustomme toimivuuteen.

Tietojen keruun kohteen oikeudet ja vaikutuskeinot

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli tietoja käsitellään suostumuksen perusteella, voidaan suostumus milloin tahansa peruuttaa ilmoittamalla siitä meille lähettämällä sähköpostia osoitteeseen esa.raivio@alessa.fi.

Pääsy tietoihin

Henkilöillä on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsitelläänkö yrityksessämme häntä koskevia henkilötietoja, sekä mitä henkilötietoja häntä koskien käsitellään. Henkilöillä on myös oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Henkilöillä on oikeus pyytää, että heitä koskevat virheelliset tai vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan.

Oikeus suoramarkkinoinnin kieltämiseen

Henkilö voi kieltää henkilötietojen käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen esa.raivio@alessa.fi.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli henkilötietoja käsitellään yleisen edun taikka yrityksemme oikeutetun edun perusteella, tietojen omistajalla on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi hänen oikeutensa tai käsittely ei ole tarpeellista oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Huomioithan, että tällaisessa tilanteessa emme todennnäköisesti pysty enää palvelemaan sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Tietyissä tilanteissa henkilöllä on oikeus vaatia, että rajoitamme hänen henkilötietojensa käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli tietoja on käsitelty suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, tietojen omistajalla on mahdollisuus saada hänen sähköisesti toimittamansa tiedot itselleen yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voidaan siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Oikeuksien toteuttaminen

Edellä kuvatut oikeudet on mahdollista toteuttaa ottamalla yritykseen yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen esa.raivio@alessa.fi.

Pyydämme samassa yhteydessä sinua mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä liittämään viestiin passi-, ajokortti- tai muun henkilöllisyystodistuskopion, jotta voimme varmistaa oikeuksien toteuttamista pyytävän henkilön henkilöllisyyden.

Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely on lain vastaista, voit myös tehdä valituksen henkilötietoasioissa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle(tietosuojavaltuutettu).

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Mikäli toimintamme tai tietosuojaperiaatteemme muuttuu, saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen. Päivityksiä voidaan tehdä myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan kun uusi tietosuojaseloste on julkaistu.

Edellä mainitusta syystä pyydämme että tutustut tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Alessa Oy

Hietalahdenkatu 9 B

00180, Helsinki

Y-tunnus: 2267065-4

Tietosuojavastaava: Esa Raivio, esa.raivio@alessa.fi