Ensin KPI-raportointi automaattiseksi, seuraavana ajantasaiset varausaste- ja käyttöaste-ennusteet
Kun Ihosairaala halusi automatisoida liiketoiminnan avainlukujen raportoinnin, haasteena olivat tietojen haku kankeasta toiminnanohjausjärjestelmästä ja datan yhdistäminen muiden järjestelmien, mm. markkinoinnin analytiikan dataan.
Datan haku ja erilaiset datalähteet haasteena
Terveydenhoitoalalle yleiseen tapaan myös Ihosairaalan asiakastietoja hallinnoidaan DynamicHealth-toiminnanohjausjärjestelmässä SaaS-pohjaisesti. Datan haku ja käytettävyys oli ongelmallista:
”Koska emme hallinnoi järjestelmää itse, sieltä oli ennen hyvin hankala saada lukuja ulos. Kaikki ulos saatava tieto oli pdf-muodossa. Csv-tiedostojenkin saaminen ohjelmistotoimittajan kautta osoittautui kalliiksi.”
”Ennen jo pelkästään johdon raportoinnin laatiminen pdf:n perusteella oli todella työlästä, toimenpidekoodi kerrallaan piti kaivaa esimerkiksi asiantuntijakohtaisia toimenpiteitä tietyllä aikavälillä. Samoin esimerkiksi varausasteen tarkastelu tietyllä ajanjaksolla edellytti joka kerta uutta hakua ja lukujen naputtelua Exceliin ennen varsinaista analyysiä.”
”Nämä saatiin automatisoitua Alteryxin avulla”, kertoo kasvuyrityksen toimitusjohtaja Petja Nykänen.
Myynnin ja markkinoinnin KPI-avainlukuja varten Ihosairaala halusi automaattisesti yhdistää taloustietoa markkinointikanavien dataan (mm. verkkosivuanalytiikka ja mainoskanavat). Alteryxin avulla voidaan yhdistellä data järjestelmistä, jotka eivät keskustele keskenään: arvokas aika käytetään nyt Excel-rivien täyttämisen sijaan analysointiin, johtopäätöksiin ja niistä johdettuihin päätöksiin.
Nykänen raportoi tuloksesta ja liiketoiminnan kehittämisestä hallitukselle:
”Työaikaa säästyy merkittävästi, koska Alteryx on mahdollistanut sen, että voimme hakea ja yhdistellä dataa ja hyödynnämme sitä oikeastaan kaikkeen mahdolliseen.”
Eri datalähteiden yhdistely on Alteryxillä helppoa.
”Riittää kun on käsitys siitä, mistä dataa on saatavilla ja missä muodossa – tämän jälkeen Alteryxissä käy aina yleensä ilmi, että täällähän ne saa yhdisteltyä.”
Asiakashankintakustannus (CAC) ja elinkaariarvo (CLV) tiedossa
Taloustietojen ja markkinointidatan yhdistäminen monista eri lähteistä on mahdollistanut mm. asiakashankintakustannuksen ja elinkaariarvon sujuvan seurannan:
”Suosittelen Alessan ja Alteryxin käyttöä kaikille sekä taloushallinnon että myynti- ja markkinoinnin liiketoiminnan kehittämisrooleissa toimiville, joilla on paljon dataa eri lähteistä käytettävissä ja jotka miettivät, miten niistä rakentaa fiksu kokonaisuus. Se sopii kenelle tahansa, jonka on laskettava asiakashankintakustannusta (CAC Customer Acquisition Cost) tai asiakkaan elinkaariarvoa (CLV Customer Lifetime Value)”, vinkkaa Nykänen.
Alteryxin avulla Ihosairaala on rakentanut myös käyttötapauksia markkinointiin:
- Uutiskirjettä varten kerätyt tuhannet ja taas tuhannet markkinointiluvat olivat kyllä toiminnanohjausjärjestelmässä, mutta vasta Alteryxin avulla kanta saadaan sekä ulos järjestelmästä että päivitettyä automaattisesti.
- Asiantuntijalista ja palvelulistaus päivitetään Alteryxillä verkkosivuja ja muuta markkinointia varten automatisoidusti.
- Tämä mahdollistaa esim. Facebookin dynaamisten mainosten käytön, kun työkalu hakee verkkosivuilta csv-listan asiantuntijoista mainontaa varten.
Myös asiakaskokemusta on parannettu Alteryxin avulla:
- Kun puhelinjärjestelmä keskustelee potilastietojärjestelmän kanssa, asiakaspalvelu tunnistaa, kun olemassa oleva potilas soittaa. Samalla säästyy aikaa, kun yhteystietoja ei kirjata turhaan uudelleen.
Varaus- ja käyttöasteen seurannasta kohti dataan perustuvia ennusteita ja optimointia
Alteryxin avulla toteutettu varausasteen raportointi eli mennyttä kuvaileva analytiikka oli kuitenkin vasta alku.
Seuraavaksi hyödynnettiin Alteryxin ennustavan analytiikan (predictive analytics) työkaluja, joiden avulla optimoidaan liiketoimintaa ja ennustetaan liikevaihtoa ja katetta aiempaa luotettavammin.
Varaustilanteen kehitystä ennustetaan historiallisen varausdatan ja nettivarausjärjestelmän tämänhetkisen varaustilanteen perusteella.
Näin voidaan optimoida ja tarjota riittävästi vapaita aikoja kysyntäpiikkeihin ja vähentää tarjontaa hiljaisina aikoina:
”Varausaste-ennusteen perusteella voimme nostaa varausastetta optimoimalla datan perusteella.”
”Käyttöaste-ennuste mahdollistaa myös hoitotilojen optimaalisen käytön. Ennen kaikkea parempi ymmärrys varaus- ja käyttöasteesta auttaa meitä ennustamaan paremmin liikevaihtoamme ja sitä kautta katetta.”
Suomen Ihosairaala on vajaassa kolmessa vuodessa kasvanut lääkäreiden määrällä mitattuna Suomen suurimmaksi ihotauteja hoitavaksi lääkäriasemaksi, joka hoitaa jo lähes 1500 ihotauti-, allergia- ja sukupuolitautipotilasta joka kuukausi.
